¿Cómo gestionar sesiones para co-crear en entornos digitales?

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El confinamiento ha acelerado la necesidad de trabajar de manera deslocalizada. Se trata de encontrarse y co-crear en un nuevo espacio, el digital. Aunque no cambia significativamente en lo que respecta al trabajo colaborativo, si hay ciertas modificaciones y ajustes respecto a las sesiones presenciales.

En este post os compartimos tips y consejos para diseñar sesiones y workshops para co-crear en un entorno digital.

Cuatro puntos a tener en cuenta a la hora de pensar y desarrollar sesiones donde co-crear en el espacio digital

Ser conscientes de los niveles de digitalización del equipo

A diferencia de las sesiones presenciales, cuando nos reunimos en el espacio digital para co-crear, debemos contemplar el nivel de digitalización del equipo. La curva de aprendizaje se reduce con herramientas y funcionalidades con las que el equipo ya está familiarizado o que ha utilizado previamente. Si ya se usa una herramienta determinada, intenta usar la misma.

Preparar la sesión es la parte más importante de la sesión

La preparación de una sesión para co-crear de manera virtual es más larga que la de una sesión presencial.  Se necesita seleccionar con antelación las herramientas más apropiadas, teniendo en cuenta los objetivos a alcanzar y el nivel de digitalización de los participantes.

Es recomendable anticiparnos a los imprevistos con los que la tecnología nos puede sorprender. Por ejemplo, haciendo un mini testeo de todo antes de iniciar la sesión y teniendo ases bajo la manga para las posibles contingencias. Así, reduciremos el nivel de improvisación y nos enfocaremos mejor en los objetivos de la sesión.

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La sesión no es el único momento para trabajar remotamente

En una sesión pueden existir momentos asíncronos, en los que los miembros del equipo pueden ir desarrollando tareas (actividades, lecturas, votaciones, conversaciones) para compartirlas en la sesión sincrónica con el resto del equipo. Esta mezcla es la base del trabajo en remoto.

La cantidad hace a la calidad… menos es más

Es esencial evitar los turistas en la sesión. Los participantes han de ser realmente relevantes y necesarios para co-crear.  

Por otro lado, el tiempo de la sesión virtual debe ser menor que el de una sesión presencial. Estar frente a una pantalla tanto tiempo es agotador, aunque estemos motivados. Es cierto que, en sesiones virtuales muy activas, el tiempo pasa más rápido, pero se deben contemplar los clásicos cortes/recreos/breaks. También existe posibilidad de dividir la sesión en dos días consecutivos, de menor duración cada uno.

Cinco tips para que las reuniones cumplan su objetivo y fluyan

1) La agenda y las reglas, claras

Entender de qué va la sesión, conocer cual es el objetivo final y los resultados intermedios. Todo esto es clave para generar expectativa y bajar el nivel de ansiedad del equipo. La agenda del día es más importante que en una sesión presencial.

La clave está en ser claro y específico en lo que sucederá durante el encuentro: qué, cuándo y cómo. Se puede enviar previamente por algún canal, por ejemplo en la propia invitación a la reunión o por el canal del equipo si se utiliza Microsoft Teams o Slack.  

Acompañando a esta, las reglas de comportamiento deben estar más claras que nunca. Dependerán del flow de la sesión y del tipo de actividades que se realicen: desde tener micrófonos apagados mientras no se habla (para evitar el ruido ambiente), cámaras en funcionamiento (en caso de que se tenga buena conexión a internet), preguntas en el on-going o hacia el final, uso del chat, etc.

2) Planificar distintos ritmos

El ritmo de la sesión remota no puede ser igual al de una sesión presencial. Deben mezclarse momentos pasivos con activos. Por activos nos referimos a actividades de reflexión, de creación, de definición o simplemente a micro interacciones (a través de preguntas o algún otro estímulo). También es ideal aplicar energizers, para no perder el engagement de los participantes y que no baje la energía del grupo.

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3) Sumar co-facilitadores

En remoto, especialmente si se trata de un equipo grande, la clave es tener al menos un co-facilitador. Su rol será, en principio, técnico: deberá colaborar con el facilitador principal en la resolución de los momentos de máxima interacción en el chat, preguntas técnicas y de contenidos. Esto ahorrará momentos de stress al facilitador principal. A medida que el tamaño del equipo crece, lo ideal es ir sumando más facilitadores con distintos roles. Por ejemplo, para actividades en mini grupos, para visualización gráfica, etc.

4) Ser lo más visual posible

Pensemos que los participantes estarán detrás de una pantalla. Aplicar más de un sentido y tenerlo activado, ayuda a la atención y también a que sea más estimulante estar allí. Lo visual puede ser desde sencillo (como una presentación de fondo con imágenes que enfaticen el discurso, el mood del momento, el tema de la sesión) a un poco más complejo (como podría ser facilitar gráficamente la conversación). Desde pasivo (con imágenes preestablecidas por los facilitadores) a participativo (como el uso de post-its, canvas y frameworks digitales). Busquemos la forma de que la conversación sea visual… y si podemos añadir otro sentido más, mejor.

5) Fomentar la experimentación

Es probable que en un mismo equipo tengamos miembros con distintos niveles de digitalización. Es importante darle a los participantes momentos de entrenamiento y experimentación de las funcionalidades. Puede ser a partir de una consigna antes de la sesión (como si fuese un pre-work) o durante el primer momento de la sesión. La consigna puede ser genérica o puede estar alineada con el tema de la sesión, pero siempre debe ser simple.

Seis herramientas para iniciar la transición y poder co-crear en remoto

Software para videollamadas (la base principal para co-crear en remoto):

Microsoft Teams y Zoom: los lugares de encuentro. En ambos casos, las funcionalidades básicas son similares. Compartir pantalla es clave, tanto desde el facilitador como dando la posibilidad a los participantes.

Zoom (de moda durante el confinamiento para todo tipo de actividades) tiene más micro funciones que permiten interacciones rápidas con los participantes, tales como cuestionarios interactivos, posibilidad de aplaudir digitalmente, levantar la mano para pedir la palabra o para enfatizar algo, confirmar con el thumbsup, dibujar en la pantalla, etc.

Sin embargo, puede que ya tu equipo esté usando Microsoft Teams. Eso acortaría la curva de aprendizaje de una nueva plataforma y la inversión de suscripción a una nueva. Con ambos softwares se pueden generar micro sesiones paralelas y dividir al gran equipo en sub-equipos, si lo requiere alguna actividad.

Otras posibles son: Google Meet, Livestorm (muy utilizada para webinars).

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Boards digitales

Mural y Miro: son espacios de trabajo, donde los participantes pueden co-crear juntos simultáneamente. Son básicamente tableros, donde añadir elementos tales como post-its, diagramas, frameworks, subir imágenes del propio ordenador o del buscador de la plataforma e incluso dibujar a mano alzada.

Las funcionalidades no son tan distintas. En ambas, se puede cronometrar el tiempo (clave para que los participantes organicen su participación), tienen frameworks y canvas pre-establecidos, aunque se puede añadir los propios también, son intuitivas y simples de utilizar. Es clave tener bien preparado este espacio de trabajo.

Otros posibles: Stormboard, Microsoft Whiteboard (aunque no tan intuitivas ni con tantas funcionalidades como las anteriores).

Documentos compartidos (tanto para actividades sincrónicas como asincrónicas)

El servidor de siempre o Google Docs: para compartir documentos y trabajar en ellos de manera asincrónica si se necesita.

Canales de equipos (como los de Microsoft Teams o Slack): para comunicaciones varias, compartir documentos y enlaces, generar conversaciones e incluso para enviar la invitación a la sesión.

¿Preparado para colaborar en remoto?

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