Comunicación en remoto: 5 consejos para mejorar su efectividad

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El otro día durante una reunión de equipo uno de nuestros compañeros en The Flash CO comentó: “Creo que enviar mensajes de texto, al contrario que ocurre cuando hablas con alguien cara a cara, a veces puede causar confusión. Se pierde la entonación”. Esto nos hizo reflexionar sobre el tema y analizar si realmente estábamos perdiendo calidad en nuestra comunicación en remoto.

Rápidamente llegamos a la conclusión de que la comunicación efectiva va más allá de usar palabras. Abarca varios otros aspectos, como las señales no verbales, la inteligencia emocional y la escucha activa. ¿Qué significa esto para el mundo del teletrabajo? Después de hablar con varios de nuestros clientes y partners, los cuales se han pasado casi en su totalidad al trabajo en remoto, hemos llegado a las siguientes conclusiones.

Compartimos con vosotros algunos consejos prácticos que os ayudarán a perfeccionar la comunicación con vuestro equipo en remoto.

Adoptar unas pautas de redacción claras y concisas

La escritura de calidad es uno de los aspectos fundamentales que se priorizan en el teletrabajo. Comunicarse mediante un texto eficaz y apropiado al contexto parece simple en teoría, pero todos sabemos que la simplicidad es difícil de lograr. Os sorprendería la gran cantidad de palabras de relleno y sin utilidad que empleamos en nuestros mensajes.

Una manera efectiva de combatir esta costumbre es centrarse en la intención que hay detrás de nuestros mensajes. Por otro lado, debemos intentar expresar nuestro punto de vista en la menor cantidad de palabras que nos sea posible. ¿La clave? Eliminar cualquier palabra o frase redundante.

Veamos un caso práctico:

«Entonces, estaba pensando que tal vez podríamos intentar reunirnos a las doce del mediodía en lugar de las 5:00 pm para nuestras reuniones semanales. Planeo trabajar desde casa por la tarde y estaba pensando que podría ser más fácil. ¿Qué piensas?»

VS.

«Me gustaría empezar a trabajar desde casa por la tarde a partir de ahora. ¿Está de acuerdo con cambiar nuestra hora de reunión semanal de 5 p.m. a 12 p.m.?»

¿Qué hemos mejorado? Hemos pasado de una comunicación pasiva a usar la voz activa. Hemos sido asertivos y directos con lo que queríamos transmitir: cambiar las reuniones de hora. Fin. Sin adornos.

¡Consejos adicionales!

  • Edita tu mensaje antes de enviarlo si no estás seguro de que se entiende a la perfección.
  • En caso de que se trate de algo muy importante, date un respiro y revísalo con la mente despejada después de unos 20-30 minutos.
  • Verifica tres veces todo lo que escribes antes de enviarlo.

Cuidar todos los tipos de lenguaje virtuales

Según la conocida revista de divulgación psicológica estadounidense Psychology Today, el 55% de la comunicación es el lenguaje corporal, el 38% es el tono de voz y el 7% son las palabras. Entonces, ¿cómo podemos adaptarnos a un entorno donde la comunicación no verbal no es tan predominante?

El lenguaje corporal en las videoconferencias

Tomemos como ejemplo las videoconferencias. La postura aquí lo es todo. Al hablar, mira a la cámara y siéntate derecho.

La postura no solo representa la forma en que nos sentimos, sino que también indica lo que pensamos sobre nosotros mismos, desde nuestras autodescripciones hasta la certeza y la comodidad con que las mantenemos. Y esos autoconceptos pueden facilitar o dificultar nuestra capacidad para conectarnos con los demás para realizar nuestro trabajo estar presentes .

Emails o chats: cómo comunicar el tono

Los equipos remotos trabajan la comunicación asincrónica. ¿Qué es esto? EL intercambio de un montón de mensajes que ocurre a destiempo.  Aunque ya habéis visto que recomendamos la concisión en la escritura, a veces puede tomarse como brusca o grosera. ¿Cómo evitamos esto? Podemos dar formato a nuestros mensajes mediante emojis o imágenes que pueden ayudar a transmitir nuestro tono.

Lo ilustramos con un caso práctico:

«Espera, Déjame pensar en eso»

vs.

«Hmm 🤔 Déjame pensar en eso»

En el primer ejemplo es difícil leer lo que piensa la persona. ¿Están ocupados o enfadados? El emoji en el segundo ejemplo da una impresión mucho más clara.

El formato de los mensajes electrónicos

Algunas pautas básicas:

  • Cursiva: sirve para enfatizar ligeramente y para resaltar citas, nombres de publicaciones, conversaciones o diálogos…
  • Negrita: un modo de centrar la atención en lo que más nos interesa de todo el mensaje.
  • MAYÚSCULAS: puede llegar a denotar agresividad. No es recomendable emplearlas.


Considerar el contexto de los compañeros en remoto

Ya sea en un mensaje que enviemos o recibamos, considerar el contexto de nuestro compañero de trabajo siempre ayudará a evitar malentendidos. Por ejemplo: conocer la ubicación física del compañero o compañera, su idioma, el uso horario, normas culturales.. Esto es especialmente relevante en equipos remotos internacionales.

Un nivel superior a todas estas consideraciones sería tener en cuenta la situación personal de los compañeros de equipo. Es decir, si tiene una mala semana, está especialmente cansado o enfermo… Aspectos que pueden influir en nuestra comunicación con él.

Designar herramientas específicas para la comunicación en remoto 

En The Flash Co tenemos algo claro:

Demasiadas herramientas de comunicación=  demasiados lugares para que la gente comenta y transmita información = mensajes perdidos o personas que se sienten bombardeadas.

¿Qué queremos decir con esto? Básicamente, que las conversaciones se dispersan a través de múltiples canales, en todo el mundo, y luego se pierden.

En este sentido, esto es lo que hemos observado como formas efectivas de estructurar el flujo de comunicación:

  • Mantener las preguntas y conversaciones paralelas a reuniones y correos electrónicas en aplicaciones de chat como Slack o Teams.
  • Enviar solicitudes formales o elementos relacionados con acciones concretas por correo electrónico.
  • Proporcionar actualizaciones de estado a través de una herramienta de gestión de proyectos.


Adaptar la comunicación en remoto al destinatario del mensaje

Es fácil echar la culpa al otro cuando hay una falta de comunicación, tanto de la persona que lo envía como de la que recibe un mensaje. Tratemos de no ser esa persona y tengamos en cuenta como se pueden percibir e interpretar nuestros mensajes antes de mandarlos.  Para ello, os ofrecemos las siguientes recomendaciones:

  • Piensa en cuándo estás enviando el mensaje. Muchas veces la hora es clave.
  • Solicita comentarios para incentivar el intercambio de opiniones.
  • Aclara y resume tu mensaje con frases tipo: “de todo lo que me pediste, he conseguido terminar…” o “lo que interpreto con lo que me comentas es…”
  • Considera ampliar tu mensaje mediante una conversación telefónica o videollamada para aclarar posibles dudas o malentendidos.

¡Hasta aquí nuestra lista de recomendaciones! ¿Qué han parecido?

¿Preparados para mejorar vuestra comunicación en remoto?

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